Da telefaxen ble innført, ble informasjon for det meste produsert for hånd eller med skrivemaskin, og da var fax en god løsning for kommunikasjon. I dag blir stort sett all informasjon som skal overføres, produsert elektronisk, og fordi informasjonen ved faxing blir omformet til et format som ikke uten videre kan bearbeides, er faxen med på å ødelegge informasjon. Faxing fører til at tekst, tall eller figurer som er tastet inn på en datamaskin på ett sted må skrives ut på papir, overføres til et annet sted, skrives ut på papir også der, og så tastet inn igjen i en annen datamaskin. Dette er unødvendig bruk av papir og tid, og det fører til større muligheter for feil. Dersom den samme informasjonen heller overføres via elektronisk post, vil det gi mottakeren mulighet for å bruke den direkte i sine dokument eller informasjonssystem uten å måtte taste den inn på nytt.
Jeg er klar over at man kan spare papiret ved å bruke fax programvare til både å sende og motta fax direkte til og fra en personlig datamaskin, og at man kan bruke programvare for tegngjenkjenning til å gjenvinne teksten til redigerbart format. Men alle som har prøvd programvare for tegngjenkjenning vet at den vil introdusere feil, og at man må gå gjennom hele teksten på nytt for å rette opp disse. Og når det enkle og elegante alternativet, e-post, finnes er det ingen grunn til å betale ekstra for omveier i informasjonsutvekslingen.
Og ikke nok med det: Fax involverer svært ofte manuelle rutiner både med kopiering og intern postombæring, mens e-post derimot går direkte fra sender til mottaker uten å legge beslag på manuelle ressurser i det hele tatt. E-brev kan sendes til mange adressater samtidig, mens en med fax må bruke tid og tellerskritt på å sende den samme informasjonen etter tur til alle mottakerne. Sikkerheten blir også bedre ivaretatt ved elektronisk post. Mens ingen har noen garanti for hvem som mottar faxen i den andre enden, vil de elektroniske meldingene gå direkte til datamaskinen til den som skal ha den, og i tillegg være beskyttet av passord.
Den viktigste og mest relevante innvendingen mot å gå helt over til å bruke e-post i informasjonsutvekslingen er at de du samarbeider med ikke har e-post. Men her bør alle gjøre en liten undersøkelse i egen virksomhet. Sannsynligvis vil det vise seg at 80-20 regelen gjelder slik at 80 prosent av faxene går til 20 prosent av mottakerne. Dermed vil det være mye å hente på å påvirke disse viktigste samarbeidspartnerne til å skaffe seg tilgang til e-post. Sannsynligvis vil det føre til effektivisering hos begge parter.
I mitt daglige virke som høgskolelektor med tele- og datakommunikasjon som fagområde, bruker jeg telefaxen som eksempel på hvor viktig standardisering er for at en teknologi skal få utbredelse og dermed gjøre nytte for seg. Fax som teknologi eksisterte i mange år før den ble tatt i bruk for alvor. På begynnelsen av 80-tallet hadde fax samme problem som e-post har slitt med i noen år nå: Ingen ville kjøpe fax-maskiner fordi ingen andre hadde det, og da ville de ikke ha noen å sende til. Proprietære løsninger der en måtte ha samme utstyr i begge ender hadde vært regelen i mange år. Da Televerket startet opp sin telefax tjeneste 1. jaunar 1981 var det bare 900 fax-maskiner i Norge. Standardisering løste problemet med kompatibilitet, og i løpet av få år ble fax vanlig på alle kontor. Men i dag er altså telefax et eksempel på hvordan en utbredt, men dårlig løsning er et alvorlig hinder for at bedre løsninger skal vinne fram. Tiden er inne for å slutte og bruke fax, og la informasjonen flyte raskere, billigere og mer effektivt via elektronisk post.